Funktionen zur aktiven Mappe: Ausgabe

Über diesen Funktionsaufruf können Sie alle oder auch eine Selektion der Dateidokumente vornehmen, die einer Mappe zugeordnet sind.

Die grundsätzliche Vorgehensweise ist analog zum Dokumentexport über Datei exportieren, allerdings stehen Ihnen in diesem Kontext im Dialog der Exporteinstellungen zusätzliche Menüpunkte unter der Überschrift Struktur zur Verfügung:

Einstellungen für den Export > Struktur

• Mappe als übergeordnetes Verzeichnis anlegen: Diese Option steuert, ob die Mappe im Exportverzeichnis t als übergeordnetes Verzeichnis angelegt werden soll, in das die enthaltenen Dateien dann abgelegt werden. Als Verzeichnisname wird die Mappennummer verwendet. Deaktivieren Sie die Option, und die Dateien werden beim Export nicht in ein automatisch angelegtes Verzeichnis mit dem Mappennamen, sondern direkt in den angegeben Speicherpfad kopiert.

  Da die Mappennummer als Verzeichnisname umgesetzt wird, erscheint bei ungültigen Zeichen in der Mappennummer (die eine Anlage eines entsprechenden Ordners im Dateisystem verhindern) eine entsprechende Fehlermeldung.

• Untergeordnete Mappenstruktur samt Inhalt ebenfalls exportieren: Mit dieser Option können Sie die komplette Mappenstruktur samt Untermappen und Inhalt exportieren, anstatt lediglich den Inhalt der Mappe des Funktionsaufrufs. (Die Option darüber wird, falls deaktiviert, in diesem Fall zwangsläufig mit angelegt, da die Mappe im Kontext der Struktur als übergeordnetes Verzeichnis immer mit angelegt wird.)

  Beachten Sie, dass die Optionen Struktur > Untergeordnete Mappenstruktur samt Inhalt ebenfalls exportieren und Dokument > Referenzierte Dokumente aus Dokument- und Modellstruktur ebenfalls exportieren nicht zusammen aktiv sein können. Der Hintergrund ist, dass beim Export mittels Dokument- bzw. Modellstruktur ggf. weitere Dokumente exportiert werden würden, die über die Mappenstruktur nicht "sinnvoll" in der Windows-Ordnersicht abgelegt werden können.

  Wenn Dateien "strukturiert" exportiert und über die Exportfunktion Per E-Mail versenden verschickt werden sollen, dann muss im, auf den Einstellungendialog folgernden Exportdialog außerdem die Option Als Zip-Archiv aktiv sein.

  

  Die ausgewählten Struktur-Optionen beeinflussen dabei auch die Struktur, die in der Zip-Datei angelegt wird.

• Bei mehreren zugeordneten Indexständen nur den höchsten zugeordneten exportieren: Defaultmäßig ist die Option aktiv, es wird also nur der höchste Indexstand eines, der Mappe zugeordneten Dokuments exportieren. Wird die Option deaktiviert, dann bietet der folgende Exportdialog alle der Mappen zugeordneten Indexstände eines entsprechenden Dokuments zur Aus-/ Abwahl an.

• Nur Dokumente exportieren deren aktuellste Indexstand auch der jeweiligen Mappe zugeordnet ist: Existiert zu einem der Mappe zugeordnetem Dokument ein noch höherer Indexstand , welcher nicht der Mappe zugeordnet ist, so wird das zugeordnete Dokument mit niedrigerem beim Aufruf von Dateien der Mappe exportieren... trotzdem berücksichtigt. Wird diese Option aktiviert, dann werden Dokumente der Mappe nur dann in den Exportdialog übernommen, wenn sie auch in ihrem höchsten Indexstand der Mappe zugeordnet vorliegen. Existiert "außerhalb" der Mappe ein höherer Indexstand, werden Dokumente mit älterem Index nicht berücksichtigt.

Der Export greift unabhängig der gesetzten Indexstand-Optionen unter HELiOS-Optionen > Ergebnislisten > Anzeige der Objekte.

Der Dialog merkt sich die Einstellungen für den nächsten Aufruf.

Über HELiOS-Optionen > Import/Export > Konfigurationsdialog beim Export von Dateien der Mappe immer anzeigen können Sie steuern, ob der Einstellungendialog jedes mal aufgerufen oder mit den gesetzten Optionen übersprungen werden soll.

Hinweise:

• Falls in der Mappe bzw. Mappenstruktur gar keine Dokumente existieren, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung .

• Wenn ein Dokument in der Mappenstruktur mehrfach zugeordnet ist, wird dieses bei ausgewählter Strukturexportoption nach dem WYSIWYG-Prinzip ggf. auch mehrfach exportiert.

• Beim Strukturexport von Mappen richtet sich der Export von Dokumenten in Bezug auf ihren Index immer nach den, der jeweiligen Mappe konkret zugeordneten Dokumentversionen.

• Beachten Sie in Zusammenhang mit der Dateinamensgenerierung beim Export von Dokumenten: Es wird der Kontext übernommen, aus dem der Export gestartet wird. D. h.: Ist keiner angegeben, dann wird geprüft ob es eine eindeutige Zuordnung gibt, und wenn ja, so wird diese als Kontext übernommen. Wird also z. B. kein Projektkontext angegeben und es gibt genau ein, dem Dokument zugeordnetes Projekt, dann wird dieses als Projektkontext übernommen. Im Export-Dialog ist dieses Verhalten eindeutig erkennbar.Beim Export via Drag & Drop, aus dem HELiOS Internet Server oder im Zusammenhang mit der Office-Kopplung wird ebenfalls auf diese Art und Weise der Kontext bestimmt.

Drucken der Grafik aller Dokumente der aktiven Mappe. Ob das erweiterte Dialogfenster zum Drucken von Dokumenten aufgerufen oder der Druck direkt gestartet wird, hängt von den entsprechenden Einstellungen ab.

Wenn sogenannte HDE-Reports definiert worden sind, so können diese über diesen Befehl zum entsprechenden HELiOS-Objekt aufgerufen werden. Bei einem im System vorhandenen Report wird dieser direkt ausgeführt, bei mehreren erfolgt ein Auswahldialog.

Sind keine Reports zum jeweiligen Objekttyp vorhanden, wird eine entsprechende Meldung zurückgegeben.

Beachten Sie die Hinweise zur Konfiguration von HDE-Reports.

Mit der Kontextmenüfunktion Nummer kopieren können Sie mit einem Klick die Benennung eines HELiOS-Objekts (Dokumentnummer, Artikelnummer, Mappenname, Projekt, Werkstoffbezeichnung) in die Zwischenablage kopieren, etwa um sie mit nur wenigen Mausklicks in einer anderen Applikation einfügen zu können.

Die Nummer bleibt dabei so lange in der Zwischenablage, wie die Applikation, aus der sie kopiert wurde (etwa HELiOS Desktop oder ein gekoppeltes CAD- oder Office-Programm)

Kopiert die URL des HELiOS-Mappe in die Zwischenablage, um sie an anderer Stelle einfügen zu können.