Datei exportieren

In der Funktionsgruppe Ausgabe eines Dokument-Detailfensters oder des Kontextmenüs können Sie Datei exportieren aufrufen.

Defaultmäßig öffnet sich zunächst der Dialog Einstellungen für den Export:

Einstellungen für den Export

 

Die Defaulteinstellungen für den Exportdialog werden dabei so voreingestellt, wie in den HELiOS Optionen unter Import/Export gesetzt.

Dokument
Exportierte Dokumente auch direkt reservieren Ist diese Checkbox aktiv, wird das entsprechende Dokument im HELiOS Desktop reserviert. d. h., das Dokument kann bis auf weiteres nicht mehr durch andere Benutzer bearbeitet werden.

Lädt der Benutzer, der die Datei exportiert und reserviert hat, diese (geändert) erneut in HELiOS, wird die Reservierung aufgehoben. Voraussetzung ist, dass es sich wirklich um eine Version der gleichen Datei (mit unverändertem Dateinamen etc.) und den gleichen angemeldeten Benutzer handelt.

Referenzierte Dokumente aus Dokument- und Modellstruktur ebenfalls exportieren

Diese Option steuert ob referenzierte Dokumente, die in der Dokument- bzw. Modellstruktur eines zu exportierenden Dokuments aufgeführt werden mit exportiert werden sollen.

Beachten Sie, dass in diesem Fall der Dateiname eines solchen Dokuments nicht geändert werden kann (da es Referenzen auf die entsprechenden Unterdokumente besitzt).
Dateiname
Attributzuordnungen

Der Dateiname kann für die zu exportierenden Dateien über ein Attributmapping festgelegt werden, wie Sie es unter HELiOS-Optionen > Allgemein > Attributzuordnungen einrichten können

Im folgenden Dialog können im System vorhandene Attributmappings entsprechend ausgewählt werden.
Individuelle Vergabe Sie können nach dem Bestätigen durch OK frei einen Namen für jede Datei eingeben
Aus Dokument- bzw. Modellstruktur Das Dokument wird mit dem bestehenden Dateinamen exportiert (d. h. so wie das Dokument auch in einer gekoppelten Applikation verwendet würde).

 

Wenn Sie am Fuß des Fensters die Checkbox Dialog nicht mehr anzeigen aktivieren, wird der dieser Dialog bei erneuten Aufruf des Export übersprungen. Es werden die Einstellungen verwendet, die in den HELiOS Optionen unter Import/Export gesetzt sind. Dort können Sie außerdem die ggf. Option Dialog nicht mehr anzeigen re-deaktivieren, um den Dialog beim nächsten Export wieder anzeigen zu lassen.

Datei exportieren

Haben Sie Datei exportieren für ein HELiOS-Dokument oder eine Mehrfachauswahl ausgeführt und wurden die Einstellungen für den Export mit OK verlassen bzw. automatisch unterdrückt, folgt das Dialogfenster zum Datei exportieren:

 

Unter Art des Exportvorgangs können Sie zwischen Exportieren und Per E-Mail versenden wählen:

Optionen:

 

In der Ergebnislisten-Übersicht des Fensters können Sie vor dem eigentlichen Exportieren ggf. nochmals Dokumente ab- bzw. wieder abhaken. Sie sehen dort auch in der Spalte Generierter Dateiname eine Vorschau des Dateinamens des jeweiligen Dateinamens und unter Endung eine entsprechende Angabe der Dateityp-Endung.

 

Für den generierten Dateinamen können Sie in den HELiOS-Optionen unter HELiOS-Optionen > Import / Export > Attributzuordnungen für das Generieren der Dateinamen Attributmappings erstellen, die sich daraufhin am Fuß des Fensters auswählen lassen.

 

Der Kontext des Dokumentstammes ist beim Dateiexport grundsätzlich vorhanden. Weitere Kontexte zum Artikel, Projekt und / oder Mappe ergeben sich aus dem Kontext, in dem Datei exportieren aufgerufen wurde, und werden in den entsprechenden Ergebnislistenspalten aufgeführt.

Der Kontext wird dabei für die zum Export ausgewählten Dokumente entweder aufgrund der Stelle des Aufrufs (z. B. eine kombinierte Artikel- und Dokumente- oder Objekte-Ergebnisliste) ermittelt oder dargestellt, wenn der Kontext eindeutig ist.

Mit Klick auf eines der blauen Kreuze können Sie dabei ggf. einen Kontext abwählen, über den blauen Pfeil einen eindeutigen Kontext übernehmen oder mit Klick auf ... aus den verknüpften Objekten einen Kontext manuell auswählen.

Beachten Sie, dass derartige Änderungsmöglichkeiten nur für Dokumente zur Verfügung stehen , deren Dateiname nicht schon aus der Dokumentstruktur festgelegt (und damit unveränderbar) ist. Durch eine Änderung des Kontextes ändert sich nämlich ggf. auch der Dateiname (je nach Attributverwendung).

 

Fehler, die einen Export verhindern und von HELiOS entsprechend erkannt werden, werden bei der Ausführung mit OK ggf .unterhalb der Ergebnisliste ausgegeben.

Der Doppelklick auf eine Fehlerzeile markiert dabei auch das zugehörige Dokument in der Ergebnisliste darüber.

 

Vor dem Exportieren einer Datei wird geprüft, ob die zu exportierenden Dokumente lokale Änderungen besitzen. Falls dies der Fall ist, wird für das jeweilige Dokument eine Warnung ausgegeben, da im Exportfall nicht der lokal geänderte Stand exportiert würde, sondern der Stand, der HELiOS bekannt ist.

 

Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie abbrechen oder das Dokument mit OK unabhängig von den lokalen Änderungen exportieren möchten.

Nach Bestätigung durch OK wird der Exportvorgang ausgeführt.

Existieren Warnungen zu Dokumenten (s. o.), werden Sie darauf ggf. noch einmal hingewiesen.

Verlief der Export erfolgreich, erscheint eine entsprechende Info-Meldung über die Dateien liegen im ausgewählten Exportverzeichnis. Neben den exportierten Dokumenten selbst liegt dort auch eine XML-Datei, die Informationen zu den exportierten Dateien enthält (Kopf- und Revisionskennung, exportierter Dateiname).

Falls im Exportverzeichnis schon gleichnamige Dateien liegen, erscheint ein Abfrage, ob sie diese überschreiben möchten (was auch für die xml-Datei gilt).

 

Hinweise:

hel_fileexport.ini

In älteren HELiOS-Versionen konnten Sie den Export-Dateinamen von der Systemdatei sys/hel_fileexport.ini generieren lassen.

Wie oben erwähnt, werden entsprechende Informationen nach wie vor ausgelesen und in den aktuellen Dialog der Attributzuordnungen gesetzt.

Die Anfangszeile der Datei sieht wie folgt aus und darf nicht geändert werden: [FileExport_GenFilename]

Im Folgenden sind Zeilen aufgelistet, die entweder mit ATTR oder FIX anfangen. Nach ATTR muss ein Attributname stehen und nach FIX irgendeine feste Zeichenreihe.

Beispiel: hel_fileexport.ini

[FileExport_GenFilename]

FIX = EXP_

ATTR = HEL_DOKUNUMMER, FIRST:4, LENGTH:5

FIX = _

ATTR = HEL_BLATT

FIX = _SICH

Falls nach 'ATTR = Attributname' noch der Bereich 'FIRST:x, LENGTH:y' zu finden ist, werden vom Attributwert des angegebenen Attributnamens, angefangen vom x-ten Buchstaben, genau y Zeichen genommen. Gibt es nur den Teil 'FIRST:x', wird der Attributwert vom x-ten Zeichen bis zum Ende übernommen.

Beispiel: die Dokumentnummer ist 'ZN-0001abc' und das Blatt '1' dann wird der generierte Dateiname der exportierten Datei so aussehen:

EXP_0001a_1_SICH.txt

Die Endung wird übernommen. Falls eine Datei mit gleichem Namen im ausgewählten Verzeichnis schon vorhanden ist, wird _001 angehängt (und weiter hochgezählt, falls diese auch bereits vorhanden sein sollte).

Beachten Sie, dass an dieser Stelle nur Attribute des Dokumentes übergeben werden können, allerdings keine Attribute des ggf. verknüpften Artikels.

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