Rechercher un document

Recherche > Documents

Cette fonction permet de parcourir la base de données à la recherche de documents. Vous pouvez, à l'aide de la fenêtre qui s'ouvre, saisir des données pour exécuter la recherche en fonction de certains critères.

Vous accédez à la fonction à partir de la barre de menus de HELiOS sous Recherche > Documents .

Si un ou plusieurs champs ne sont pas remplis, toutes les valeurs seront valables. Si un * est saisi comme critère de recherche dans un champ, seuls les documents ayant une entrée dans ce champ particulier seront repris dans la liste de résultats. Cliquez sur le bouton Recherche pour lancer la recherche.

La base de données sera interrogée et une liste de résultats s'affichera. La touche ESC vous permet d'interrompre le processus de recherche à tout moment.

La fenêtre de recherche restant ouverte, vous pouvez modifier les critères de recherche et lancer une nouvelle recherche.

Un message correspondant s'affiche si aucun document correspondant aux critères de recherche saisis n'est trouvé. La fenêtre reste ouverte afin que vous puissiez saisir de nouveaux critères de recherche.

Double-cliquez sur un document dans le résultat de la recherche pour afficher les données de fiche dans la fenêtre détaillée. Vous pouvez également marquer plusieurs documents à l'aide de la touche CTRL ou SHIFT (comme dans Windows) et exécuter ensuite les fonctions de modification avec un clic droit. Si un seul document a été sélectionné, plusieurs fonctions de modification seront actives.

À savoir :

Une fenêtre de sélection étendue est disponible pour la recherche selon la Date de création ou de vérification. Pour ouvrir ce dialogue, cliquez sur le symbole dans la colonne Date :

Dans la partie gauche de la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez choisir une date ou une période comme Aujourd'hui, Hier, Cette semaine, etc. ou sélectionner une date concrète dans le calendrier. Des sélections multiples sont également possibles.

Si Exact est coché, la recherche portera uniquement sur cette date particulière ou, si plusieurs dates ont été sélectionnées, uniquement sur ces dates. Si l'option de est cochée, la recherche portera sur la période allant de la date spécifiée à aujourd'hui. Pour que cela se produise, l'option Ajouter située en bas de la fenêtre doit être active. Si l'option Remplacer est active, la sélection d'une date précédente sera remplacée par la nouvelle.

Cochez Entre pour choisir une date sur le côté gauche et une sur le côté droit du calendrier, qui représentent la date de début et la date de fin d'une période de création ou de vérification de documents. La recherche de documents se référera alors à cette période.

En outre, vous pouvez saisir un nom d'utilisateur dans les champs de saisie situés sous Nom à côté de Créé ou Vérifié. La recherche portera alors sur les documents qui ont été créés ou vérifiés par l'utilisateur saisi.

 

Si le paramètre de sous-projet est désactivé (icône commutée sur Ne pas chercher dans les sous-projets) et que le Numéro de projet indique indépendamment au projet, HELiOS ne recherchera que les fichiers qui ne sont attribués à aucun projet.

Si vous recherchez dans un projet particulier (via le numéro de projet) et que le paramètre de sous-projet est désactivé, seuls les fichiers situés dans ce projet seront affichés, et aucun de ses sous-projets.

 

Avec un clic sur Personnaliser la liste des résultats, vous accédez à une fenêtre de dialogue vous permettant d'ajouter d'autres attributs (ou de supprimer les attributs existants) à afficher dans la liste (la procédure est la même que pour la Configuration de la fenêtre Propriétés).

 

La fonction Imprimer la liste des résultats ouvre le Report Manager pour gérer l'impression. Par ailleurs, l'option Modifier les paramètres de rapport (disponible depuis la fonction de personnalisation de la liste des résultats) ouvre une fenêtre qui vous permet de spécifier, en cochant ou décochant les cases correspondantes, quels attributs de la liste de résultats doivent être inclus dans le rapport.

 

En bas de la fenêtre, vous trouverez les options suivantes :

• Afficher les nouveaux contenus dans cette fenêtre. Celle-ci se focalise sur le contenu. /  Ne pas afficher les nouveaux contenus dans cette fenêtre. Si aucune fenêtre focalisée sur le contenu n'est ouverte, une nouvelle fenêtre est ouverte.
• Dans le menu déroulant de la fonction Enregistrer le modèle de recherche, vous pouvez enregistrer les paramètres de recherche actuels localement (uniquement pour l'utilisateur actuel), ou globalement (pour tous les utilisateurs du système) : après avoir sélectionné l'option, entrez le nom souhaité dans le champ de saisie affiché et confirmez avec OK. Dans la liste de choix à gauche, tous les modèles de recherche disponibles sont proposés à la sélection.
• Sélectionnez Réinitialiser pour effacer toutes les entrées du masque.
• Un clic droit sur une zone vide du masque de recherche ouvre un menu contextuel à partir duquel vous pouvez également définir si la recherche doit être indépendamment au projet, indépendamment au classeur, indépendamment au projet et au classeur, ou encore enregistrer et charger des modèles de recherche.

 

À savoir :

• Si une entrée est sélectionnée dans le masque, vous pouvez également lancer la recherche avec le clavier en appuyant sur la touche F3.

• Un onglet Classification supplémentaire vous permet, depuis les Options HELiOS sous Général > Recherche de rechercher spécifiquement les éléments d'une classe. Si vous souhaitez rechercher dans une sous-classe spécifique, vous pouvez le faire en cliquant sur le symbole en bas de la fenêtre de dialogue pour accéder à la fenêtre Classification. Sélectionnez-y une classe et cliquez sur OK pour fermer la fenêtre et lancer la recherche.

Fenêtre détaillée du document • Documents • Menu contextuel des documents • Saisir un document