Datei per E-Mail versenden
Im HELiOS-Kontexmenü für Dokumente, bzw. im Ausgabe-Ribbon von Dokument-Detailfenstern finden Sie die Funktion 
Datei per E-Mail versenden....
Der Aufruf für eine Ergebnislisten-Mehrfachswelektion von Dokumenten ist möglich.-
Hinweis: Grundsätzlich lässt sich in derBenutzerverwaltung von EDBSETUP über die Funktion Exportieren einstellen, für welche HELiOS-Benutzer der Export von Dateien erlaubt oder eingeschränkt ist. Diese Berechtigung greift ebenfalls beim Versenden von Dateien per E-Mail.
Einstellungen für das Senden der Dateien als Mailanhang
Nach dem Aufruf öffnet sich das Dialogfenster der Einstellungen für das Senden der Dateien als Mailanhang.
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Dokument |
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Referenzierte Dokumente aus Dokument- und Modellstruktur ebenfalls exportieren |
Diese Option steuert, ob referenzierte Dokumente, die in der Dokument- bzw. Modellstruktur eines zu versendenden Dokuments aufgeführt werden mit exportiert und versendet werden sollen. Beachten Sie, dass in diesem Fall der Dateiname eines solchen Dokuments nicht geändert werden kann (da es Referenzen auf die entsprechenden Unterdokumente besitzt). |
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Dateiname |
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Attributzuordnungen |
Analog zum Export von Dateien aus HELiOS kann der Dateiname für die zu versendenden Dateien über ein Attributmapping festgelegt werden. Sie können so z. B. anstelle der defaultmäßig gesetzten Dokumentnummer ein anderes Attribut für die Dateibenennung setzen, oder diesen auch aus mehreren zusammensetzen.
Wenn durch das Attributmapping ein ungültiger Dateiname entsteht, werden die nicht zulässigen Zeichen automatisch durch einen Unterstrich ersetzt. |
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Individuelle Vergabe |
Ist diese Option ausgewählt, so können Sie nach dem Bestätigen durch OK im folgenden Exportdialog (s. u.) frei einen Namen für jede Datei eingeben.
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Aus Dokument- bzw. Modellstruktur |
Mit dieser Option wird das Dokument mit dem bestehenden Dateinamen exportiert,d. h. so wie das Dokument auch in einer gekoppelten (z. B. CAD-)Applikation verwendet würde.
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Datei als Mailanhang senden
Nach Bestätigen des Einstellungendialogs (s. o.) mit OK öffnet sich das Fenster zum Versand des Mailanhangs bzw. der Mailanhänge.
Je nach individueller Ergebnislistenkonfiguration sehen Sie neben dem generierten Dateinamen weitere Angaben zu der/n Datei/en wie z. B. die Datei-Endung, die Dateigröße oder auch die Projekt-Zugehörigkeit des Dokumentes.
Für den generierten Dateinamen können Sie in den HELiOS-Optionen unter Allgemein > Attributzuordnungen Attributmappings erstellen, die sich daraufhin am Fuß des Fensters auswählen lassen.
Durch Aktivierung der Checkbox Als Zip-Archiv werden die ausgewählten Dateien in einem Zip-Archiv exportiert anstatt als einzelne Dateien.
Bei der Anwahl wird ein automatisch generierter Dateiname für das Zip-Archiv vorgeschlagen.
Diesen können Sie ggf. durch manuelle Eingabe ändern.
Analog zum Exportieren einer Datei wird außerdem geprüft, ob die zu versendenden Dokumente lokale Änderungen besitzen. Falls dies der Fall ist, wird für das jeweilige Dokument eine Warnung ausgegeben, da in diesem Fall nicht der lokal geänderte Stand gedruckt würde, sondern der Stand, der HELiOS bekannt ist.
Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie abbrechen oder die Datei mit OK unabhängig von den lokalen Änderungen versenden möchten.
Nach der Bestätigung durch OK wird eine neue Mail aus ihrem Standard-E-Mail-Programm mit dem entsprechenden Anhang (bzw. den Anhängen) zum Versenden geöffnet.
