Rollen Workflows

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Parallel zum herkömmlichen HELiOS Workflowmanagement können Sie Ihre Workflows auch über das Rollensystem anlegen. d. h. ein Nutzer, der eine bestimmte Rolle inne hat (z. B. Administrator) darf bestimmte Tätigkeiten im Workflow erledigen (z. B. Dokument verändern).

Hierbei werden Rollen (Aufgaben) definiert, denen die im System bereits vorhandenen Nutzer und Gruppen zugewiesen werden. Die Zugriffsrechte auf Workflowobjekte (bzw. das Ausführen von Aktionen, für die ein Nutzer die Berechtigung besitzt) werden dann über diese Rollen geregelt.

Die Zuordnung von Benutzern zu Rollen muss dabei nicht einmalig, zentral und systemweit gültig erfolgen, sondern kann im Moment der Erzeugung eines Rollenworkflow-Objekts vorgenommen (bzw. auch nachträglich geändert) werden. Der Vorteil gegenüber dem regulären Benutzer/Gruppen-System besteht darin, dass eine dynamische Rechtevergabe auf Objekt-Ebene vergeben werden kann.

Siehe hierzu:

• Rollenworkflow neu
• Rollenverwaltung
• Rollen: Funktionen/Rechte vergeben
• Mappenworkflows
• Checkliste
• Zeitmanagement mit Rollenworkflows
• Konfiguration des Zeitmanagements

Eine Besonderheit der Rollenworkflows ist die Möglichkeit, mit Zeit-Attributen zu arbeiten. Eine der Rollen-Funktionen (vergleichbar mit Benutzerrechten), die man einer Rolle zuweisen kann, ist Termin definieren. Diese muss natürlich entsprechend vergeben worden sein, wenn ein bestimmter Benutzer an einer bestimmten Stelle des Workflows einen Zeitwert vergeben können soll.

Ein weiterer Unterschied zum normalen Workflowmanagement besteht darin, dass die Aktionsliste hier direkt auf Workflowschritten aufgerufen werden kann. Betätigen Sie hierfür einfach den Button Aktionsliste erstellen und klicken Sie dann auf den gewünschten Workflowschritt.
An dieser Stelle ist es seit Einführung der Rollen-Workflows auch möglich, die Aktion E-Mail verschicken durchzuführen, um automatische Benachrichtigungen per E-Mail zwischen Prüfschritten zu ermöglichen. Das Einlesen von E-Mail-Adressen aus Outlook-Adressbüchern funktioniert, wenn das Attribut der E-Mail-Adresse zugewiesen worden ist.

HELiOS Konfiguration (EDBSETUP) • Workflowmanagement • HELiOS Desktop: Workflow • Aktionslisten erstellen/bearbeiten