Fonctions du classeur actif : Exporter

Cette fonction vous permet d'exporter tous ou une sélection de fichiers affectés au classeur.

La procédure de base est analogue à l'exportation de documents via Exporter fichier, mais dans ce contexte, des points de menu supplémentaires, sous Structure, sont disponibles dans la fenêtre de dialogue des Paramètres d'exportation :

Paramètres d'exportation > Structure

• Créer le classeur en tant que répertoire supérieur : cette option contrôle si le classeur doit être créé dans le répertoire d'exportation en tant que répertoire supérieur, dans lequel les fichiers contenus sont ensuite sauvegardés. Le numéro de classeur est utilisé comme nom de répertoire. Si vous désactivez cette option, les fichiers ne sont pas copiés lors de l'exportation dans un répertoire créé automatiquement avec le nom du classeur, mais directement dans le chemin d'enregistrement indiqué.

  Comme le numéro de classeur est converti en nom de répertoire, un message d'erreur correspondant apparaît en cas de caractères non valides dans le numéro de classeur (qui empêchent la création d'un dossier correspondant dans le système de fichiers d'exportation).

• Exporter également la structure du sous-classeur, et son contenu : cette option permet d'exporter la structure complète du classeur, y compris les sous-classeurs et le contenu, au lieu d'exporter uniquement le contenu du classeur (l'option au-dessus, si elle est désactivée, est dans ce cas obligatoirement exécutée, car le classeur est toujours créé dans le contexte de la structure en tant que répertoire supérieur). Notez que les options Structure > Exporter également la structure du sous-classeur, et son contenu et  Document > Exporter également les documents de référence à partir de la structure du document ou de la modélisation ne peuvent pas être activées ensemble. La raison est que l'exportation au moyen de la structure de document ou de modélisation entraînerait le cas échéant l'exportation d'autres documents qui ne peuvent pas être classés de manière "appropriée" dans les dossiers Windows via la structure de classeur.

  Si les fichiers doivent être exportés de manière "structurée" et envoyés par la fonction d'exportation Envoyer par e-mail, l'option En tant qu'archive ZIP doit être cochée dans la fenêtre d'exportation qui suit la fenêtre des paramètres.

  

  Les options de Structure sélectionnées influencent également la structure créée dans le fichier zip.

• Si plusieurs états d'index sont attribués, n'exporter que le niveau attribué qui est plus élevé : par défaut, l'option est activée et seul l'état d'index le plus élevé d'un document attribué au classeur est exporté. Si l'option est désactivée, la fenêtre de dialogue d'exportation suivante propose de sélectionner tous les états d'index attribués aux classeurs d'un document correspondant.

• N'exporter que les documents dont l'état d'index le plus récent est également attribué au classeur correspondant : s'il existe un état d'index plus élevé pour un document attribué au classeur, qui n'est pas attribué au classeur, le document attribué avec un état d'index plus bas sera exporté lors de l'exécution Exporter les fichiers du classeur... est quand même pris en compte. Si cette option est cochée, l'état d'index le plus élevé d'un document attribué au classeur correspondant est pris en compte.

L'exportation s'applique indépendamment des options d'état d'indexation définies sous Options HELiOS > Listes de résultats > Affichage des objets.

La fenêtre de dialogue garde en mémoire les paramètres pour la prochaine exécution.

Avec Options HELiOS > Import/Export > Toujours afficher la fenêtre de configuration lors de l'exportation des fichiers du classeur, vous pouvez contrôler, en cochant l'option correspondante, si la fenêtre de configuration doit être exécutée à chaque fois ou ignorée.

À savoir :

• Si aucun document n'existe dans le classeur ou la structure du classeur, vous recevez un message d'erreur correspondant.

• Si un document est attribué plusieurs fois dans la structure du classeur, il sera éventuellement exporté plusieurs fois selon le principe WYSIWYG si l'option d'exportation de la structure est sélectionnée.

• Lors de l'exportation de la structure des classeurs, seul l'état d'index le plus récent des documents est pris en compte et exporté.

• Notez qu'en ce qui concerne la génération de noms de fichiers lors de l'exportation de documents, le contexte à partir duquel l'exportation est lancée est appliqué. C'est-à-dire que, si aucun n'est indiqué, le système vérifie s'il y a une attribution claire et, si c'est le cas, celle-ci est appliquée comme contexte. Si, par exemple, aucun contexte de projet n'est saisi et qu'il n'y a qu'un seul projet attribué au document, celui-ci sera appliqué comme contexte avec le projet. Lors de l'exportation par Drag & Drop, à partir d'HELiOS Internet Server ou dans le cadre du couplage avec Office, le contexte est également déterminé de cette manière.

Imprime les graphiques de tous les documents appartenant au classeur actif. L'ouverture de la fenêtre de dialogue avancée pour l'impression de documents ou le lancement direct de l'impression dépend des paramètres définis.

Si des rapports HDE ont été définis, cette fonction permet de les ouvrir pour l'objet HELiOS souhaité. Si un seul rapport existe dans le système, il est ouvert instantanément ; s'il y a plusieurs rapports, une fenêtre de sélection s'ouvre.

Si aucun rapport n'existe pour le type d'objet correspondant, un message approprié s'affiche.

Veuillez également lire à ce sujet les Remarque pour la configuration de rapports HDE.

Cette fonction du menu contextuel permet de copier la désignation d'un objet HELiOS (numéro de document, numéro d'article, nom de classeur, projet, désignation du matériel) dans le presse-papier, par exemple pour le coller dans d'autres applications en quelques clics de souris.

 Le numéro reste dans le presse-papier tant que l'application à partir de laquelle il a été copié (par exemple HELiOS Desktop ou un autre programme de CAO lié, ou un programme MS Office) est ouverte. Dès que l'application est fermée, le numéro est supprimé du presse-papier.

Copie l'URL du classeur HELiOS dans le presse-papier pour permettre de le coller à un autre endroit.