Mappen

In HELiOS können Sie, um einen Auftrag zu verwalten, Mappen anlegen. In diese Mappe legen Sie alle Dokumente und Artikel dieses Auftrags ab. Dabei wird zwischen Muss- und Kann-Objekten unterschieden. Muss-Objekte werden vom Workflow angefordert, Kann-Objekte können per Drag & Drop in die Elemente-Liste gezogen werden.

Einer Mappe liegt ein Mappen-Workflow zugrunde. In diesem Workflow ist der Verlauf der Auftragsabwicklung festgelegt.

Wenn Sie bei dem Workflowschritt z.B. Prüfung anfordern definiert haben, dass ein Dokument Prüfungsbericht angelegt werden soll, wird automatisch bei diesem Schritt eine Dokumentmaske geöffnet. Wahlweise können Sie auch nach einem vorhandenen Dokument oder Artikel suchen.

Den Mappen-Workflow definieren Sie mit dem Programm HELiOS-Konfiguration (EDBSETUP).

Im Mappenexplorer sehen Sie die Hierarchie aller Mappen. Mit dem Klick auf eine Mappe werden in den entsprechenden Ergebnislisten rechts alle Artikel, Dokumente oder (alle) Objekte (auch in der übergeordneten Mappe befindliche Mappen), die dieser zugeordnet sind angezeigt.

Mit einem Klick auf

werden alle geöffneten Baumstrukturen wieder zugeklappt, über

wird die Ansicht aktualisiert.

Neben den Ergebnislisten Dokumente, Artikel und Objekte, können Sie im Mappenbereich auch die Übersicht Objekte und Unterobjekte als Registerkarte dem Desktop hinzufügen. Hier werden Ihnen in der Spalte In Mappe die untergeordneten Mappen angezeigt, in denen alle entsprechenden Objekte der ausgewählten übergeordneten Mappe liegen.

Im allgemeinen Ergebnislistenbereich besteht zudem die Möglichkeit, auch die untergeordneten Mappen des aktuellen Mappenkontexts anzuzeigen, d.h. es werden nicht nur alle Objekte der aktiven Mappe angezeigt, sondern auch die Inhalte der untergeordneten Mappen.

Mit einem Klick auf

werden in der Ergebnisliste nicht nur alle Objekte des aktuellen Mappenkontext angezeigt, sondern auch alle Objekte, die untergeordneten Mappen der aktiven Mappe zugeordnet sind. Wird diese Option mit einem erneuten Klick auf

wieder ausgeschaltet werden nur Objekte der entsprechenden Mappen angezeigt, je nach Ergebnisliste ggf. auch deren untergeordneten Mappen, aber nicht dessen Inhalte.

Wird Mappenunabhängig und Zeige Inhalt bezüglich der ausgewählten Mappe und deren Untermappe eingestellt, werden alle Objekte unabhängig einer Mappenzugehörigkeit angezeigt. Ist die Untermappen-Einstellung deaktiviert (

auf

Zeige Inhalt bezüglich der ausgewählten Mappe stellen) und die Mappennummer auf Mappenunabhängig gestellt, werden nur Dateien gesucht, die keiner Mappe zugeordnet sind.

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