Gestion des documents avec HELiOS

Les dessins CAO et les géométries d'élément CAO (pièces référencées), ainsi que les documents d'autres types de fichiers (documents Office, PDF, fichiers graphiques, y compris les e-mails et leurs pièces jointes) sont enregistrés comme Documents dans la base de données HELiOS.

Le fichier géré dans la base de données HELiOS possède un numéro de document unique, qui peut être attribué manuellement ou généré automatiquement.

Différents types de documents (formats de fichiers) peuvent être attribués à des workflows spécifiques à l'aide de la gestion des workflows, qui régissent le processus de travail avec des révisions et des validations pour les dessins, les pièces individuelles ou d'autres documents.

Une fois les documents enregistrés dans la base de données, ils peuvent être filtrés et ouverts dans le HELiOS Desktop et dans les logiciels couplés tels que les systèmes de CAO ou les applications Office via des fenêtres de recherche.

La nature exacte des attributs des données de fiche - par exemple s'il s'agit d'attributs facultatifs ou obligatoires, de saisie libre ou de listes de sélection, de données en lecture seule ou modifiables, etc. - peut être adaptée et gérée de différentes manières en fonction des besoins individuels.

Des attributs supplémentaires peuvent être saisis dans la base de données, les attributs existants peuvent être modifiés ou supprimés. Cela se fait à l'aide de l'Éditeur d'attribut. Les attributs des éléments de construction affichés ou configurables dans les masques de saisie, de recherche et de détail peuvent être adaptés à l'aide de l'Éditeur de masque.

Exemples de quelques attributs de fiche de document, tels qu'ils sont livrés par défaut dans HELiOS :

Nom	Remarque
Numéro de document	Clé univoque avec laquelle le document est enregistré dans la base de données. La clé générée automatiquement par HELiOS peut être utilisée, sa composition peut bien sûr être modifiée, mais il est également possible de travailler avec des saisies manuelles.
Numéro de projet	Indique l'appartenance à un projet (si disponible).
Numéro de classeur	Indique une appartenance à un classeur (si disponible).
Dénomination	Pour le type de document, il est possible d'effectuer une sélection dans la liste de propositions, par exemple "Modélisation 3D" (3D Model), "Ébauche" (Design) ou "Document de pièce" (Part Document). Il est également possible d'effectuer des saisies manuelles.
Validation	Le statut actuel du workflow, par exemple "En cours" (In Progress), "En révision" (Checkup) ou "Validé" (Released).
Type de document	Liste de sélection pour la catégorie du format de fichier, par exemple "Document CAO" (CAD Document) ou "Document Office" (Office Document).
Créé	Date de création et zone de texte avec le nom d'utilisateur HELiOS du créateur.
	Date et champ de texte avec le nom d'utilisateur HELiOS de l'examinateur, automatiquement attribué par HELiOS avec le nom d'utilisateur de l'utilisateur connecté. L'auteur (voir ci-dessus) et l'examinateur sont automatiquement saisis par HELiOS.
Échelle	Il est possible d'indiquer ici l'échelle des dessins.
Format	Champ de saisie du format.
Créateur d'index	Champ texte avec le nom d'utilisateur HELiOS du créateur de l'index de modification.
Date d'index	Date de création de l'index (modification).
Texte d'index	Zone de texte contenant une remarque sur la modification de l'index.
Nom de fichier	Affiche le nom de fichier réel du document HELiOS. La lettre précédée de deux points renvoie en interne à HELiOS au chemin exact dans lequel les fichiers sont classés, chemin qui peut être influencé par l'administrateur.
Origine	Champ de texte avec le numéro d'article de l'article d'origine (base de données des composants), s'il s'agit d'un élément dérivé.
Basé sur	Champ de texte avec pour le numéro d'article de la pièce de base correspondante dans le cas d'un élément dérivé.

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