Envoyer un fichier par e-mail
Dans le menu contextuel HELiOS des documents, ou dans le ruban Exporter des fenêtres de détail de documents, vous trouvez la fonction 
Envoyer le fichier par e-mail....
Il est possible d'exécuter la fonction lors d'une sélection multiple de documents dans la liste de résultats.
À savoir : De manière générale, la fonction Exporter de la Gestion des utilisateurs d'EDBSETUP permet de paramétrer les utilisateurs HELiOS autorisés ou non à l'exportation de fichiers. Cette autorisation est également valable pour l'envoi de fichiers par e-mail.
Paramètres pour l'envoi de fichiers en tant que pièces jointes à un e-mail
Après l'exécution, la boîte de dialogue Paramètres pour l'envoi des fichiers en tant que pièces jointes s'ouvre.
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Document |
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Envoyer également les documents références de la structure du document ou de la modélisation |
Cette option permet de contrôler si les documents référencés qui figurent dans la structure du document ou de la modélisation d'un document à envoyer doivent également être exportés et envoyés. Notez que dans ce cas, le nom de fichier d'un tel document ne peut pas être modifié (car il possède des références aux sous-documents correspondants). |
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Nom de fichier |
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Attributions d'attribut |
Comme pour l'exportation de fichiers à partir d'HELiOS, le nom des fichiers à envoyer peut être défini par un mapping d'attributs. Vous pouvez par exemple remplacer le numéro de document par défaut par un autre attribut pour le nom du fichier ou le composer à partir de plusieurs attributs.
Si le mapping d'attributs crée un nom de fichier non valide, les caractères invalides sont automatiquement remplacés par un tiret du bas. |
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Saisie individuelle |
Si cette option est sélectionnée, vous pouvez, après avoir confirmé par OK, saisir librement un nom pour chaque fichier dans la boîte de dialogue d'exportation suivante (voir ci-dessous).
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Selon struct. du doc./de modélisation |
Cette option permet d'exporter le document avec le nom de fichier existant, c'est-à-dire tel qu'il serait utilisé dans une application couplée (par ex. CAO).
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Envoyer un fichier par e-mail
Après avoir validé la sélection de la boîte de dialogue des paramètres (voir ci-dessus) en cliquant sur OK, la fenêtre d'envoi de la ou des pièces jointes à l'e-mail s'ouvre.
Selon la configuration individuelle de la liste de résultats, vous voyez, en plus du Nom de fichier généré, d'autres indications sur le(s) fichier(s) comme par ex. l'Extension de fichier, la Taille du fichier ou encore l'appartenance du document au Projet.
Pour le nom de fichier généré, vous pouvez créer des mappings d'attributs dans les Options HELiOS sous Général > Attributions, qui peuvent ensuite être sélectionnés au bas de la fenêtre.
En cochant la case En tant qu'archive ZIP, les fichiers sélectionnés seront exportés dans une archive ZIP plutôt que sous forme de fichiers individuels.
Lors de la sélection, un nom de fichier généré automatiquement est proposé pour l'archive ZIP.
Vous pouvez le modifier cependant par la saisie manuelle d'un nom de votre choix.
Comme pour Exporter des fichiers, le système vérifie également si les documents à envoyer ont été modifiés localement. Si c'est le cas, un avertissement est émis pour le document concerné, car dans ce cas, ce n'est pas l'état modifié localement qui serait imprimé, mais l'état connu par HELiOS.
Vous pouvez décider ici d'Annuler ou d'envoyer le fichier en cliquant sur OK, sans tenir compte des modifications locales.
Après confirmation par OK, un nouveau mail est ouvert à partir de votre programme de messagerie standard avec la ou les pièces jointes correspondantes pour l'envoi.
