Couplage Office : Menu HELiOS

Gestion des utilisateurs : utilisez ce bouton pour vous connecter à la base de données HELiOS et pouvoir ainsi utiliser les fonctions de la barre de menus HELiOS dans votre application Office.

Par un clic sur ce bouton, vous pouvez changer d'utilisateur avec un système en cours d'utilisateur.

Directement sur ce bouton, sont affichés l'utilisateur connecté et à quel groupe il appartient (par ex. : "Utilisateur : Administrateur").

Ouvre le masque de saisie de document HELiOS permettant de créer un nouveau document (ou celui actuellement ouvert dans Office) dans la base de données HELiOS.

Ouvre la recherche de documents HELiOS pour sélection afin d'ouvrir un fichier déjà enregistré dans la base de données. Il sera alors disponible dans l'application Office pour être modifié.

Une particularité en contexte avec le couplage HELiOS/Office est que la recherche est limitée aux fichiers de l'application active via l'extension de fichier prédéfinie correspondante dans le champ d'attribut Nom de fichier, par exemple *.xlsx* pour les fichiers Word ou *.xlsx* pour les fichiers Excel.

Comme il n'existe pas de liens spécifiques pour Office, toutes les classes de liens disponibles sont sélectionnées par défaut.

Remarque : La recherche peut être limitée aux documents (plutôt que de chercher des articles et des documents).

Ouvre le document via le masque de recherche HELiOS dans le mode Lecture seule (protégé contre l'écriture), empêchant donc de pouvoir le modifier.
Cette fonction se trouve dans le menu déroulant sous Ouvrir pour modifier.

Si un document est ouvert en Lecture seule, il pourra être modifié par un mode Édition. Il est alors condamné à la modification pour les autres utilisateurs.

Permet d'enregistrer le document actuelle ou de transférer les modifications locales dans la base de données HELiOS.

SI le document est enregistrer pour la première à l'aide de cette fonction, il devra alors être intégré dans la base de données via le masque de saisie de document.

La modification du document (ouvert) sera enregistrée et transférée vers HELiOS.

La modification du document (ouvert) est annulée. C'est alors le dernier état sauvegardé dans HELiOS qui sera chargé.

Ouvre le masque détaillé du document pour le fichier Office en cours.

Si une structure étendue existe pour le document, par exemple par les renvois d'un fichier Excel à un autre, elle sera affichée dans l'onglet Structure de la modélisation.

Si un article est lié au document actif, le masque détaillé avec les données de fiche de l'article s'ouvre alors.

Indique le statut de workflow du document. Dans le champ Exécuter l’étape de révision, vous pouvez alors passer dans un environnement Office à la prochaine Étape de révision ou le Valider ou lui apporter une Correction.

Comme pour le workflow du document, affiche le statut du workflow de l'article, si un lien d'article existe vers le document actif.

À savoir :

Le groupe de fonctions Champs d'attributs avec les options Nouveau et Actualiser n'est disponible que pour les application Word et Excel

Ouvre la ToDo-Liste du document actif.

Dans ce groupe de fonctions, vous avez la possibilité, comme dans HELiOS Desktop, d'activer par sélection les Projets et les Classeurs sur lesquels vous travaillez, d'afficher les masques de données de fiche correspondants, de créer de nouveaux projets ou classeurs et d'ouvrir l'explorateur de projets ou de classeurs de HELiOS Desktop.

Vous pouvez également sélectionner le mode indépendamment au projet ou indépendamment au classeur si vous souhaitez travailler hors d'un contexte de projet ou de classeur particulier.

Cette fonction ouvre l'Espace de travail HELiOS pour l'appliquer au couplage Office.