Rôles de workflow

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Parallèlement à la gestion traditionnelle des workflows HELiOS, vous pouvez également créer vos workflows via le système de rôles. Cela signifie qu'un utilisateur ayant un certain rôle (par ex. administrateur) peut effectuer certaines activités dans le workflow (par ex. modifier un document).

Des Rôles (tâches) sont alors définis, auxquels sont attribués les utilisateurs et les groupes déjà présents dans le système. Les droits d'accès aux objets du workflow (ou l'exécution d'actions pour lesquelles un utilisateur dispose d'une autorisation) sont alors réglés par ces rôles.

L'attribution des utilisateurs aux rôles ne doit pas être effectuée une seule fois, de manière centralisée et valable pour l'ensemble du système, mais peut être effectuée au moment de la création d'un objet de workflow de rôle (ou être modifiée ultérieurement). L'avantage par rapport au système régulier d'utilisateurs/de groupes réside dans le fait qu'une attribution dynamique des droits peut être effectuée au niveau de l'objet.

Voir à ce sujet :

• Workflow de rôles > Nouveau
• Gestion de rôles
• Rôles : Attribuer des fonctions/droits
• Workflows de classeur
• Liste de contrôle (Checklist)
• Gestion du temps avec les workflows de rôles
• Configuration de la planification temporelle

Une particularité des workflows de rôles est la possibilité de travailler avec des attributs de temps. L'une des fonctions de rôle (comparable aux droits d'utilisateur) que l'on peut attribuer à un rôle est de Définir une date. Celle-ci doit bien sûr avoir été attribuée en conséquence si un utilisateur donné doit pouvoir attribuer une valeur temporelle à un endroit précis du workflow.

Une autre différence par rapport à la gestion normale des workflows réside dans le fait que la Liste d'actions peut ici être exécutée directement sur les étapes du workflow. Il suffit pour cela d'actionner le bouton Créer une liste d'actions et de cliquer ensuite sur l'étape de workflow souhaitée.

Depuis l'introduction des workflows de rôles, il est également possible d'exécuter l'action Envoyer un e-mail afin de permettre des notifications automatiques par e-mail entre les étapes de révision. L'importation d'adresses e-mail depuis les carnets d'adresses Outlook fonctionne si l'attribut de l'adresse e-mail a été attribué.

Configuration HELiOS (EdbSsetup) • Gestionnaire de workflow • HELiOS Desktop : Workflow • Modifier/Créer une liste d'actions