Workflow (flux de travail)
Dans le menu contextuel d'un article, d'un document, d'un projet ou d'un classeur (en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'objet dans une liste des résultats ou dans la fenêtre détaillée correspondante), vous accédez à menu contextuel avec la fonction Modifier le statut du workflow.
Il est également possible de cliquer avec le bouton droit de la souris sur une sélection de plusieurs objets et de modifier le statut du workflow pour tous ces objets en une seule étape. Pour cela, il faut que tous les objets sélectionnés possèdent le même type d'objet, le même workflow et le même statut de workflow.
Si vous modifiez le statut du workflow pour un seul objet, le workflow et les informations correspondantes (Numéro d'article, Numéro de document, Nom du projet ou Nom du classeur) s'affichent dans la fenêtre de dialogue.
Fenêtre Modifier le statut du workflow pour le projet PN-01-06-D
Sous Statut actuel, est indiqué le statut du workflow. Dans l'encart de la fenêtre situé en dessous est indiqué le Statut suivant, c'est-à-dire la prochaine étape du flux de travail qui peut être exécuté. Par exemple, si le statut actuel d'un article ou d'un document est En cours, l'étape suivante, En révision, peut être exécutée en cliquant sur le bouton Appliquer ou OK : OK ferme la fenêtre, Appliquer modifie le statut du workflow, mais laisse la fenêtre de dialogue ouverte pour vous permettre éventuellement de définir directement la prochaine étape de workflow.
Dans la partie inférieure de la fenêtre de dialogue (hormis pour les projets), vous trouverez les onglets Liens et Classeurs. Ceux-ci se réfèrent aux validations des classeurs ou d'objets liés pour le statut de validation desquels il existe une dépendance (c'est-à-dire dont le statut de workflow peut nécessiter une modification pour permettre le changement du statut de workflow de l'objet actuel comme souhaité).
En outre, vous pouvez saisir un commentaire dans le champ de saisie Note, par exemple la raison pour laquelle un objet doit être remis sur "En cours". Si le texte dépasse la longueur maximale de 255 caractères, un message d'avertissement s'affiche.
Sous Statut actuel, la fenêtre de dialogue indique par un point vert si l'utilisateur connecté a le droit d'effectuer des actions telles que Vérifier, Lire, Écrire ou Supprimer. Ceci n'est possible que pour des objets individuels, mais pas pour des sélections multiples.
En haut à droite de la fenêtre, vous pouvez cliquer sur 
pour appeler les attributs de la Checklist s'il y en a (uniquement pour les Workflows de rôles), ou cliquer sur 
pour appeler les affectations de Rôles de l'étape de workflow actuelle et suivante.
En bas à gauche de la fenêtre, vous trouverez les options suivantes :
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ouvre le EDBSETUP et affiche l'étape de vérification actuelle dans le workflow concerné (le statut actif est affiché dans un cadre rouge). -
charge une liste de l'historique récent des workflows, avec une option d'impression. -
affiche les dates butoir définies. -
ouvre le EDBSETUP pour afficher le chemin de l'objet.
À savoir :
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Les workflows d'objets dont l'index de révision est plus ancien ne peuvent pas être modifiés. Dans ce cas, un message correspondant s'affiche.
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Si l'utilisateur connecté n'a pas l'autorisation d'exécuter une étape du workflow, la fenêtre de dialogue du workflow se contentera d'afficher l'état actuel du workflow, mais ne proposera aucune option pour le modifier.
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Si vous travaillez avec le Workflow classique (= c'est-à-dire pas avec Workflow de rôles), vous avez la possibilité de changer les propriétaires et les groupes des workflows dans la fenêtre de dialogue Modifier le statut du workflow :
