Dokumente exportieren

In der Funktionsgruppe Allgemein eines Dokument-Detailfensters oder des Kontextmenüs können Sie Datei exportieren aufrufen.

Defaultmäßig öffnet sich zunächst der Dialog Einstellungen für den Export:

Einstellungen für den Export

Die Default-Einstellungen für den Exportdialog werden dabei so voreingestellt, wie in den HELiOS Optionen unter Import/Export gesetzt.

Dokument
Exportierte Dokumente auch direkt reservieren	Ist diese Checkbox aktiv, wird das entsprechende Dokument im HELiOS Desktop reserviert. d. h., das Dokument kann bis auf weiteres nicht mehr durch andere Benutzer bearbeitet werden. Lädt der Benutzer, der die Datei exportiert und reserviert hat, diese (geändert) erneut in HELiOS, wird die Reservierung aufgehoben. Voraussetzung ist, dass es sich wirklich um eine Version der gleichen Datei (mit unverändertem Dateinamen etc.) und den gleichen angemeldeten Benutzer handelt.
Referenzierte Dokumente aus Dokument- und Modellstruktur ebenfalls exportieren	Diese Option steuert ob referenzierte Dokumente, die in der Dokument- bzw. Modellstruktur eines zu exportierenden Dokuments aufgeführt werden mit exportiert werden sollen. Beachten Sie, dass in diesem Fall der Dateiname eines solchen Dokuments nicht geändert werden kann (da es Referenzen auf die entsprechenden Unterdokumente besitzt).
Dateiname
Attributzuordnungen	Der Dateiname kann für die zu exportierenden Dateien über ein Attributmapping festgelegt werden. Wenn durch das Attributmapping ein ungültiger Dateiname entsteht, werden die nicht zulässigen Zeichen automatisch durch einen Unterstrich ersetzt.
Individuelle Vergabe	Sie können nach dem Bestätigen durch OK frei einen Namen für jede Datei eingeben
Aus Dokument- bzw. Modellstruktur	Das Dokument wird mit dem bestehenden Dateinamen exportiert (d. h. so wie das Dokument auch in einer gekoppelten Applikation verwendet würde).

Wenn Sie am Fuß des Fensters die Checkbox Dialog nicht mehr anzeigen aktivieren, wird der dieser Dialog bei erneuten Aufruf des Export übersprungen. Es werden die Einstellungen verwendet, die in den HELiOS Optionen unter Import/Export gesetzt sind. Dort können Sie außerdem die ggf. Option Dialog nicht mehr anzeigen re-deaktivieren, um den Dialog beim nächsten Export wieder anzeigen zu lassen.

Attributzuordnungen

Wenn der Dateiname beim Export aus Attributen zusammengesetzt werden soll, kann dies über ein Attributmapping festgelegt werden, indem im Exportdialog (s.o.) unter Dateiname die Option Attributzuordnungen gesetzt wird.

Ein Klick auf KONFIGURIEREN... öffnet den Dialog dazu.

Das initiale Mapping wird dabei automatisch aus der Systemdatei hel_fileexport.ini ausgelesen. Sind dort Zuordnungen (aus früheren HELiOS-Versionen) vorhanden, werden diese entsprechend umgesetzt.

Im Beispiel von

werden auch die benötigten Konverter automatisiert mit angelegt und in den Mapping-Dialog übernommen:

Mit einem Klick auf am Kopf des Fensters können Sie weitere Attribute zur Dateinamensgenerierung hinzufüpgen. Es öffnet Sich ein entsprechender Dialog zur Attributauswahl.

Im Kontext des Dateiexports können Sie den Dateinamen grundsätzlich aus den Attributen von vier grundlegenden HELiOS-Objekttypen (Artikel, Dokument, Projekt und Mappe) zusammensetzen.

Der Dokument-Kontext ist dabei immer zwingend vorhanden. Die anderen Kontexte ergeben sich aus dem Aufruf der Funktion Datei exportieren. So ist z. B. der Artikelkontext vorhanden, wenn durch die Funktion im Reiter Ziele eines Artikels ein verknüpftes Dokument zum Export aufgerufen wurde.

So könnten Sie z. B. den Dateinamen aus Dokumentnummer, Artikelnummer und Projektnummer zusammensetzten lassen, indem Sie in der Attributauswahl die entsprechenden Attribute hinzufügen.

In der Übersicht sehen zusätzlich zum Datenbank-Attributnamen in Klammern auch den Objektkontext mit angegeben.

Mit einem Klick au f (Festen Text hinzufügen) können Sie außerdem einen frei wählbaren Text als Trennzeichen hinzufügen.

Über die Pfeil-Buttons am Kopf des Fensters können Sie die aktuell markierte Zeile der Liste per Klick schrittweise weiter nach oben bzw. unten verschieben, durch Markieren und Klick auf können Attribute wieder aus der Dateinamenserzeugung entfernt werden.

Nach Verlassen der Attributzuordnungen mit OK und der Einstellungen für den Export mit OK wird der generierte Dateiname im folgenden Dialog zum Datei exportieren entsprechend zusammengesetzt:

Wenn ein Attributkontext fehlt, wird statt des entsprechenden Attributs ein Leer-String zugewiesen.
Im folgenden Beispiel-Mapping führt das Fehlen des Artikel- und Mappenkontextes z. B. dazu, dass statt der Artikelnummer und Mappennummer ein Leerstring ausgegeben wird, wie man am generierten Dateinamen erkennen kann:

Datei exportieren

Haben Sie Datei exportieren für ein HELiOS-Dokument oder eine Mehrfachauswahl ausgeführt und wurden die Einstellungen für den Export mit OK verlassen bzw. automatisch unterdrückt, folgt das Dialogfenster zum Datei exportieren:

Das über einen Klick auf ... gewählte Exportverzeichnis wird registriert und beim nächsten Aufruf wieder angeboten.

In der Ergebnislisten-Übersicht des Fensters können Sie vor dem eigentlichen Exportieren ggf. nochmals Dokumente ab- bzw. wieder abhaken. Sie sehen dort auch in der Spalte Generierter Dateiname eine Vorschau des Dateinamens des jeweiligen Dateinamens und unter Endung eine entsprechende Angabe der Dateityp-Endung.

Der Kontext des Dokumentstammes ist beim Dateiexport grundsätzlich vorhanden. Weitere Kontexte zum Artikel, Projekt und / oder Mappe ergeben sich aus dem Kontext in dem Datei exportieren aufgerufen wurde und werden in den entsprechenden Ergebnislistenspalten aufgeführt.

Der Kontext wird dabei für die zum Export ausgewählten Dokumente entweder aufgrund der Stelle des Aufrufs (z. B. eine kombinierte Artikel- und Dokumente- oder Objekte-Ergebnisliste) ermittelt oder dargestellt, wenn der Kontext eindeutig is.

Mit Klick auf eines der blauen Kreuze können Sie dabei ggf. einen Kontext abwählen, über den blauen Pfeil einen eindeutigen Kontext übernehmen oder mit Klick auf ... aus den verknüpften Objekten einen Kontext manuell auswählen.

Beachten Sie, dass derartige Änderungsmöglichkeiten nur für Dokumente zur Verfügung stehen , deren Dateiname nicht schon aus der Dokumentstruktur festgelegt (und damit unveränderbar) ist. Durch eine Änderung des Kontextes ändert sich nämlich ggf. auch der Dateiname (je nach Attributzuordnung).

Fehler, die einen Export verhindern und von HELiOS entsprechend erkannt werden, werden bei der Ausführung mit OK ggf .unterhalb der Ergebnisliste ausgegeben.

Der Doppelklick auf eine Fehlerzeile markiert dabei auch das zugehörige Dokument in der Ergebnisliste darüber.

Nach Bestätigung durch OK wird der Exportvorgang ausgeführt.

Verlief der Export erfolgreich, erscheint eine entsprechende Info-Meldung über die Dateien liegen im ausgewählten Exportverzeichnis. Neben den exportierten Dokumenten selbst liegt dort auch eine XML-Datei, die Informationen zu den exportierten Dateien enthält (Kopf- und Revisionskennung, exportierter Dateiname).

Falls im Exportverzeichnis schon gleichnamige Dateien liegen , erscheint ein Abfrage, ob sie diese überschreiben möchten (was auch für die xml-Datei gilt).

Zu Dokumenten, die vorübergehend nicht im aktuellen Stand vorliegen, da eine Aktualisierung durch den Spooler im Gange ist, sehen Sie am Kopf des Dialogfensters eine entsprechende Systemmeldung.

hel_fileexport.ini

In älteren HELiOS-Versionen konnten Sie den Export-Dateinamen von der Systemdatei sys/hel_fileexport.ini generieren lassen.

Wie oben erwähnt, werden entsprechende Informationen nach wie vor ausgelesen und in den aktuellen Dialog der Attributzuordnungen gesetzt.

Die Anfangszeile der Datei sieht wie folgt aus und darf nicht geändert werden: [FileExport_GenFilename]

Im Folgenden sind Zeilen aufgelistet, die entweder mit ATTR oder FIX anfangen. Nach ATTR muss ein Attributname stehen und nach FIX irgendeine feste Zeichenreihe.

Beispiel: hel_fileexport.ini

[FileExport_GenFilename]

FIX = EXP_

ATTR = HEL_DOKUNUMMER, FIRST:4, LENGTH:5

FIX = _

ATTR = HEL_BLATT

FIX = _SICH

Falls nach 'ATTR = Attributname' noch der Bereich 'FIRST:x, LENGTH:y' zu finden ist, werden vom Attributwert des angegebenen Attributnamens, angefangen vom x-ten Buchstaben, genau y Zeichen genommen. Gibt es nur den Teil 'FIRST:x', wird der Attributwert vom x-ten Zeichen bis zum Ende übernommen.

Beispiel: die Dokumentnummer ist 'ZN-0001abc' und das Blatt '1' dann wird der generierte Dateiname der exportierten Datei so aussehen:

EXP_0001a_1_SICH.txt

Die Endung wird übernommen. Falls eine Datei mit gleichem Namen im ausgewählten Verzeichnis schon vorhanden ist, wird _001 angehängt (und weiter hochgezählt, falls diese auch bereits vorhanden sein sollte).

Beachten Sie, dass an dieser Stelle nur Attribute des Dokumentes übergeben werden können, allerdings keine Attribute des ggf. verknüpften Artikels.

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