Thema: HELiOS

Outlook: Speichern von E-Mails in HELiOS

Besteht eine HELiOS-Kopplung mit MS Outlook, wird Ihnen in der Ribbon-Leiste von Outlook der Menüpunkt HELiOS angezeigt.

Wenn Sie noch nicht über Outlook in der HELiOS Datenbank eingeloggt sind, können Sie dort über Anmelden den HELiOS LogIn-Dialog aufrufen.

E-Mails können dann nicht nur über Drag&Drop in den HELiOS Desktop in der Datenbank gespeichert, werden sondern auch im HELiOS-Menü in Outlook über Mail in HELiOS speichern (die markierte Mail wird dann gespeichert), oder über das Kontextmenü in Outlook (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail in der entsprechenden Ordnerübersicht (z.B. Posteingang), und wählen dort In HELiOS speichern aus).

Dann folgt ein Dialog zum Speichern der Mail in der HELiOS-Datenbank.

Sind mehrere Anhänge vorhanden, erscheint ein Windows-Auswahldialog, in dem alle zur Übernahme markiert sind. Möchte Sie Anhänge vom Speichern in HELiOS ausnehmen, können Sie diese etwa über STRG + Klick deselektieren.

Danach öffnet sich die Maske der Dokumenteingabe.

Alternativ finden Sie auch in der Outlook-Detailansicht einer E-Mail die Funktion In HELiOS speichern.

Wenn eine E-Mail einen oder mehrere Anhänge (Attachments) enthält, können auch diese über die rechte Maustaste auf die entsprechende Datei und Anhang in HELiOS speichern in die Datenbank übernommen werden.

Wurde eine E-Mail in HELiOS gespeichert, finden Sie in Outlook am Fuß des Mail-Inhalts einen entsprechenden Vermerk mitsamt der HELiOS-Dokumentnummer.

Im HELiOS-Untermenü der rechten Maustaste auf Mail-Anhänge finden Sie außerdem noch den Punkt Anhang in existierendem Dokument speichern. Hiermit können Sie den Anhang als Änderung speichern. Es öffnet sich zunächst die Dokumentsuche, mit der das entsprechende Dokument auszuwählen ist, um mit neuem Änderungsindex gespeichert zu werden.

E-Mail aus dem Posteingang werden dabei mit ihrer eindeutigen Message-ID gespeichert. D.h., dass HELiOS mit dem E-Mailprogramm abgleicht, ob eine Mail bereits in der Datenbank gespeichert ist. Sollte z.B. eine, die an mehrere Empfänger ging, von einem weiteren User erneut an die HELiOS-Datenbank übergeben werden, erscheint eine entsprechende Meldung, dass sie dort bereits vorhanden ist.

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