Dokumentverwaltung mit HELiOS

CAD-Zeichnungen und CAD-Telegeometrien (referenzierte Teile), sowie Dokumente von anderen Dateitypen (Office-Dokumente, PDFs, Grafikdateien, auch E-Mails und deren Anhänge) werden als Dokumente in der HELiOS-Datenbank gespeichert.

Die in der HELiOS-Datenbank verwaltete Datei hat eine eindeutige Dokumentnummer, die sowohl manuell vergeben, als auch automatisch generiert werden kann.

Verschiedene Dokument-Typen (Dateiformate) können mit der Workflow-Verwaltung bestimmten Workflows zugeordnet werden, die den Arbeitsprozess mit Prüfungen und Freigaben für Zeichnungen, Einzelteile oder andere Dokumente regeln.

Ein mal in die Datenbank eingepflegte Dokumente können im HELiOS Desktop und in gekoppelter Software wie CAD-Systemen oder Office-Anwendungen über Suchdialoge gefiltert und geöffnet werden.

Die genaue Beschaffenheit der Stammdaten-Attribute - z. B. ob es sich um Kann- oder Muss-Attribute, freie Eingabe oder Auswahllisten, schreibgeschützte Angaben oder änderbare handelt u.ä. - kann individuellen Bedürfnissen vielfältig angepasst und administriert werden.

Zusätzliche Attribute lassen sich in der Datenbank eintragen, vorhandene ändern oder löschen. Dies geschieht mit dem Attribut-Editor. Die in den Eingabe- , Such- und Detail-Masken angezeigten bzw. konfigurierbaren Attribute zu Bauteilen lassen sich mit dem Masken-Editor anpassen.

Beispiele einiger Dokumentstamm-Attribute, wie sie in HELiOS standardmäßig ausgeliefert werden:

Bezeichnung	Bemerkung
Dokumentnummer	Eindeutiger Schlüssel, mit dem das Dokument in die Datenbank eingetragen wird. Es kann der von HELiOS automatisch generierte, hochgezählte (zählende und nicht sprechende) Schlüssel verwendet werden, dessen Zusammensetzung natürlich beeinflusst werden kann, es ist allerdings grundsätzlich auch möglich hier mit manuellen Eingaben zu arbeiten.
Projektnummer	Gibt eine Projektzugehörigkeit an (wenn vorhanden).
Mappennummer	Gibt eine Mappenzugehörigkeit an (wenn vorhanden).
Benennung	Für die Art des Dokumentes kann hier sowohl eine Auswahl aus der Vorschlagsliste vorgenommen werden (etwa "3D-Modell", "Entwurf" oder "Teile-Dokument"), es können allerdings auch manuelle Eingaben gemacht werden.
Freigabe	Der aktuelle Workflow-Status (z. B. "In Arbeit", "In Prüfung" oder "Freigegeben").
Dokumenttyp	Auswahlliste für die Kategorie des Dateiformats (etwa "CAD-Dokument" oder "Office-Dokument").
Erstellt	Erstellungsdatum und Textfeld mit dem HELiOS-Benutzername des Erstellers.
	Datumsangabe und Textfeld mit den HELiOS-Benutzernamen des Prüfers. wird von HELiOS mit dem Benutzernamen des angemeldeten Benutzer automatisch belegt. Ersteller (s.o.) und Prüfer werden von HELiOS automatisch eingetragen .
Maßstab	Hier kann für Zeichnungen eine Maßstabsangabe erfolgen
Format	Eingabefeld für das Format.
Indexersteller	Textfeld mit dem HELiOS-Benutzernamen des Änderungsindex-Erstellers
Indexdatum	Datum der Indexerstellung (Änderung).
Indextext	Textfeld mit Bemerkung zur Indexänderung.
Dateiname	Zeigt den tatsächlichen Dateinamen zum HELiOS-Dokument an. Der Buchstabe mit Doppelpunkt davor verweist HELiOS-intern auf den genauen Pfad, in dem die Dateien abgelegt werden, welcher administrativ beeinflusst werden kann.
Ursprung	Textfeld mit der Artikelnummer des Ursprungsartikels (Bauteilstamm), wenn es sich um ein abgeleitetes Teil handelt.
Basiert auf	Textfeld mit für die Artikelnummer des entsprechenden Basisteils bei einer Ableitung.

Allgemeine Informationen zu HELiOS