Mappeninhalt

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Mit dieser Funktion können Sie sich die Dokumente und Bauteile einer Mappe anzeigen lassen und Freigabestatus für dieses Dokument bzw. Artikel definieren.

• Markieren Sie ein Mappenelement.
• Wählen Sie die Funktion Freigabestatus. Es öffnet sich das Fenster Freigabestatus auswählen.

• Klicken Sie die entsprechenden Kontrollkästchen der Freigabestatus an und wählen Sie OK.

Die Freigabeschritte werden in die Liste eingefügt.

Wenn die Mappe an den Workflowschritt gelangt, an dem ein Dokument oder ein Artikel angelegt wird, wird überprüft, ob ein Freigabestatus für dieses Dokument angelegt wurde. So kann z. B. für eine Mappe festgelegt werden, dass ein Dokument freigegeben sein muss, um den nächsten Workflowschritt durchzuführen.

Im obigen Beispiel ist definiert, dass beim Freigabeschritt In Prüfung des Mappenworkflows das Dokument Bericht1 freigegeben sein muss. Ist das nicht der Fall, erscheint ein Fenster mit einer Liste der Dokumente, die noch nicht freigegeben sind, deren Freigabe aber Bedingung ist, um den nächsten Mappen-Workflowschritt durchzuführen.

In dem Fenster erfolgt eine Abfrage, ob Sie die Mappe trotzdem in den nächsten Status versetzen wollen. Wenn Sie dieses mit OK bestätigen, wird die Mappe in den nächsten Status überführt und ein entsprechender Eintrag wird im Verlauf des Workflow erscheinen.

 

Wenn Sie die Freigabe eines Dokumentes bzw. Artikels zurücknehmen, wird die dazugehörige freigegebene Mappe automatisch in den Status zurückgesetzt, in dem die erste Freigabe dieses Dokumentes bzw. Artikels definiert war. Auch dieser Vorgang wird im Verlauf des Mappen-Workflows protokolliert.

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